A exigência burocrática de guarda de papeis e documentos tornou-se obsoleta em razão dos avanços tecnológicos e a digitalização de documentos em SST. O uso de assinaturas e certificados digitais que podem conferir plena legitimidade bem como a agilidade na administração dos processos de gestão de segurança e saúde no trabalho. Para fins de fiscalização do trabalho, simplificará todo processo de verificar os documentos além de ter a garantia da segurança da informação.
Primeiro de tudo a adoção de documentos eletrônicos com assinaturas digitais é uma medida que representa possibilidade de redução de custos para as empresas.
As empresas podem utilizar certificado digital, no padrão (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos com o objetivo de simplificar os processos com mais segurança no armazenamento de informações e diminuir custos.
A portaria nº 211, publicada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho no Diário Oficial da União (DOU) autoriza a empresas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST).
A medida, também conhecida como guarda eletrônica de documentos atualiza todas as regras contidas em normas regulamentadoras (NRs) do trabalho. Atualmente a elaboração, a gestão e o armazenamento destes documentos é feita de modo analógico no papel .
Entre os documentos que podem ser digitalizados estão:
Esses documentos precisavam ser armazenados em papel por períodos de, no mínimo, 20 anos, para fins de fiscalização e eventuais demandas previdenciárias. Os prazos de guarda não foram alterados mas fica mais facil agora com a possibilidade da digitalização.
Os documentos digitais devem ser mantidos em formato PDF e à disposição da Inspeção do Trabalho.
Na fala de Joelson Guedes da Silva coordenador de Normatização e Programas da Coordenação-Geral de Segurança e Saúde no Trabalho:
“A digitalização de documentos também pode ser uma aliada no combate às fraudes, muitas das quais se referem às assinaturas retroativas de documentos que nem ao menos existiam. Por esse prisma, os bons empregadores e profissionais que militam na área de segurança e saúde no trabalho serão beneficiados”
A guarda e apresentação eletrônica dos documentos relacionados à SST é hoje facultativa, mas será obrigatória a partir do ano de 2021 dependendo do porte da empresa.
Para tudo isso é necessario um Certificado Digital
O certificado digital não é novidade já é obrigatório desde o artigo 79 da Resolução CGSN nº 140 de 22/05/2018 para as empresas. Para adquirir um certificado digital, pode-se escolher uma autoridade certificadora (AC). Há várias delas no mercado, todas subordinadas ao ICP-Brasil, serviço público criado em 2001, que monitora e regulamenta a emissão desses certificados no Brasil.E pode ser adquirido por qualquer pessoa física. Todo documento assinado com certificado digital tem validade jurídica pela legislação isso vai ser fundamental para a digitalização de documentos em SST.
Não fique fora desta tecnologia.
Conclusão:
Adote um sistema que possa emitir, armazenar e enviar todos os documentos de SST com o seu certificado digital. Numa plataforma de gestão completo em Segurança e Saúde do Trabalho aliado a um GED – Gestor Eletrônico de Documentos onde tudo fica seguro e disponível a fiscalização. Os documentos assinados podem ser verificados quanto a sua validade por possuírem identidade única dentro do sistema. A digitalização de documentos em SST em sintonia com as medidas de segurança e para redução de papel.