Como fazer a digitalização de documentos em SST .

A exigência burocrática de guarda de papeis e documentos tornou-se obsoleta em razão dos avanços tecnológicos em assinaturas e certificados digitais que podem conferir plena legitimidade bem como a agilidade na administração dos processos de gestão de segurança e saúde no trabalho. Para fins de fiscalização do trabalho, simplificará todo processo de verificar os documentos além de ter a garantia da segurança da informação.

A adoção de documentos eletrônicos com assinaturas digitais é uma medida que representa possibilidade de redução de custos para as empresas.

As empresas podem utilizar certificado digital, no padrão (ICP-Brasil), para a criação e assinatura eletrônica em seus documentos com o objetivo de simplificar os processos com mais segurança no armazenamento de informações e diminuir custos.

A portaria nº 211, publicada pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho no Diário Oficial da União (DOU) autoriza a empresas a armazenar versões digitais de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST).

A medida, também conhecida como guarda eletrônica de documentos atualiza todas as regras contidas em normas regulamentadoras (NRs) do trabalho. Atualmente a elaboração, a gestão e o armazenamento destes documentos é feita de modo analógico no papel .

Entre os documentos que podem ser digitalizados estão:

Esses documentos precisavam ser armazenados em papel por períodos de, no mínimo, 20 anos, para fins de fiscalização e eventuais demandas previdenciárias. Os prazos de guarda não foram alterados mas fica mais facil agora com a possibilidade da digitalização.

Os documentos digitais devem ser mantidos em formato PDF e à disposição da Inspeção do Trabalho.
Na fala de Joelson Guedes da Silva coordenador de Normatização e Programas da Coordenação-Geral de Segurança e Saúde no Trabalho:

“A digitalização de documentos também pode ser uma aliada no combate às fraudes, muitas das quais se referem às assinaturas retroativas de documentos que nem ao menos existiam. Por esse prisma, os bons empregadores e profissionais que militam na área de segurança e saúde no trabalho serão beneficiados” 

A guarda e apresentação eletrônica dos documentos relacionados à SST é hoje facultativa, mas será obrigatória a partir do ano de 2021 dependendo do porte da empresa.

Para tudo isso é necessario um Certificado Digital

O certificado digital não é novidade já é obrigatório desde o artigo 79 da Resolução CGSN nº 140 de 22/05/2018 para as empresas. Para adquirir um certificado digital, pode-se escolher uma autoridade certificadora (AC). Há várias delas no mercado, todas subordinadas ao ICP-Brasil, serviço público criado em 2001, que monitora e regulamenta a emissão desses certificados no Brasil.E pode ser adquirido por qualquer pessoa física. Todo documento assinado com certificado digital tem validade jurídica pela legislação.

Não fique fora desta tecnologia.

Digitalize seus documentos

Com o OKUP você poderá emitir e armazenar e enviar todos os documentos de SST com o seu certificado digital. Nossa plataforma é um sistema de gestão completo em Segurança e Saúde do Trabalho aliado a um GED – Gestor Eletrônico de Documentos onde tudo fica seguro e disponível a fiscalização. Os documentos assinados podem ser verificados quanto a sua validade por possuírem identidade única dentro do nosso sistema. Tudo isso já testado e aprovado em sintonia com as medidas de segurança e para redução de papel.

José Cláudio Rangel Tavares

José Cláudio Rangel Tavares

Sou médico graduado na Universidade Federal de Juiz de Fora . Fiz residência em Clínica Médica, Especialização em Medicina do Trabalho e Medicina de Trafego. Fundei em 2008 a Consaude Consultoria em Saúde Ocupacional depois de estar atuando desde 1994 como Médico do Trabalho Coordenador em empresas de vários segmentos (indústria, mineração, sondagem, eletrificação e terceirização de serviços). Vou aprimorar a gestão e Serviços Especializados em Saúde e Segurança do Trabalho ajudando a criar uma solução na área de Tecnologia da Informação para atender as demandas do eSocial. A ferramenta é um projeto denominado OKUP Rede Ocupacional.

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