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eSocial: 4 informações que todo empregador deve saber

Criado com o intuito de desburocratizar e integrar uma série de informações, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, tem gerado muita preocupação entre empreendedores, gestores e contadores.

Isso porque o eSocial passa a exigir uma organização muito maior das empresas em relação a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das suas escriturações. Informações que hoje são entregues em diversos formulários e declarações, com o eSocial passam a ser unificadas numa única base de dados.

Para entender melhor o universo do novo projeto do Governo Federal, confira algumas informações importantes que todo empreendedor deve saber. Continue a leitura!

1. O que é o eSocial?

eSocial para empresas.

Série de videos do site arvoredoconhecimento.com.br que explica mais sobre o esocial para as empresas.

Publicado por OKUP – Rede Ocupacional em Segunda-feira, 19 de junho de 2017

É projeto do Governo Federal que faz parte do Sistema Público Escrituração Digital – SPED. Assim, o eSocial surgiu com a finalidade de acabar com as divergências nos registros relacionados aos empregados como, por exemplo, CPF e NIS (NIT / PIS / PASEP).

Com o eSocial, declarações e formulários que eram transmitidos em momentos e formas distintas, passam a ser entregues de uma única vez, tornando todo o processo mais transparente e evitando irregularidades nos prazos, erros de cálculos e declarações inconsistentes.

2. Quem deve entregar o eSocial?

A implementação do eSocial já passou por várias alterações, tanto no cronograma quanto no layout e configurações tecnológicas. No entanto, em 2016, novos prazos de início da obrigatoriedade foram estabelecidos, sendo:

  • empresas com faturamento igual ou superior a R$ 78 milhões em 2014:

as obrigações geradas no ano de 2017 deverão ser entregues em janeiro de 2018.

  • demais empresas:

as obrigações geradas no ano de 2017 deverão ser entregues em junho de 2018.

Vale destacar que se mantém o tratamento diferenciado para empresas de pequeno porte e Microempreendedores Individuais (MEIs). Em relação ao prazo para envio das informações sobre a Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) passam a ocorrer, somente, seis meses após o início do novo prazo da obrigatoriedade.

3. Quais são as informações exigidas no eSocial?

Com a implementação do eSocial, uma série de declarações, formulários, documentos e termos relativos às relações de trabalho passam a ser gradativamente substituídos, como é o caso da GFIP e a DIRF.

Vale destacar que qualquer evento que venha a ocorrer no dia a dia da empresa deve ser comunicado por meio do Registro de Eventos Trabalhistas – RET, sob pena de multa caso não seja transmitido no prazo estipulado.

Além disso, nas admissões e demissões, por exemplo, as informações relacionadas a relação trabalhista entre empregado e empregador deverão ser imediatamente prestadas, sob pena de não conseguir a validação e o sistema bloquear a próxima etapa.

Outras informações mais detalhadas também passam a ser exigidas como:

  • descrição de cargos;
  • laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT/PPP);
  • classificação Brasileira de Ocupações – CBO.

Assim, no processo de registro das informações, o empreendedor precisa ficar atento quanto às atividades que são descritas no sistema e àquelas que de fato são realizadas, de forma que não gerem conflitos.

4. O que vai mudar na rotina das empresas?

Com ou sem eSocial, as empresas precisam começar a adaptar seus processos a novas ferramentas e a escolher uma melhor infraestrutura de tecnologia da informação.

Uma das exigências é o uso de certificado digital para empresas optantes pelo Simples Nacional com mais de três funcionários. Assim, com a implementação do eSocial, tais organizações devem fazer uso da certificação digital para transmitir suas informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio do GFIP.

Isso sugere que empreendedores e contadores devem começar a organizar as informações da empresa, revisando arquivos de trabalho para corrigir eventuais erros ou discrepâncias.

As informações sobre os empregados serão transmitidas quase que imediatamente após os eventos, tais como admissão, aumento salarial ou um pedido de licença, enquanto que as informações de folha de pagamento e de seguridade social serão transmitidas em uma base mensal.

Ou seja, é necessário investir em um sistema de gestão interna que integre todos os departamentos e padronize todas as informações geradas, de forma a melhorar a qualidade das informações e da empresa não correr o risco de ter problemas com os órgãos fiscalizadores.

Documentos que serão substituídos dentro do dia a dia da empresa:

Com o eSocial a transmissão das informações é feita de forma centralizada com a disponibilidade dos dados para todos os órgãos federais envolvidos num ambiente único e digital, eliminando-se totalmente a papelada do dia a dia.

Serão extintas conforme o eSocial :

.Livro de registro de empregado

Será de forma eletrônica na informação inicial dos eventos do trabalhador.

.Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)

Será parte dos eventos relativos a Segurança e Saúde do Trabalhador que forma todas as informações do Perfil do Trabalhador no que diz respeito a agentes insalubres, acidentes de trabalho e atividades laborais.

.Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)

Será substituído pelo evento S-2210 .Comunicação de Acidente de Trabalho dentro do próprio programa.

.Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

Gerada dentro do eSocial como evento S-1299 .Fechamento dos Eventos Periódicos.

.Informações à Previdência Social (GFIP)

Dados da empresa, dos funcionários, contribuições previdenciárias, remunerações, valores de INSS e FGTS serão substituídos pelos eventos dentro do eSocial.

.Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Como as informações estarão centralizadas no esocial não haverá mais necessidade de envio anual destas dados relativos ao trabalhador. O envio do Evento S-2100.

Cadastramento Inicial do Vínculo, juntamente com todos os vínculos ativos e seus dados atualizados, serão cadastrados incialmente pela empresa. Cada novo vínculo firmado será informado através do Registro de Eventos Trabalhistas .RET.

.Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte .DIRF

São informados no evento S-1210 .Pagamentos de Rendimentos do Trabalho.

.Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

Também substituído pelo Evento S-2100 .Cadastramento Inicial do Vínculo e pelo Registro de Eventos Trabalhistas .RET.

O uso da tecnologia é muito importante para a apresentação dos eventos do esocial. Na parte de segurança e medicina do trabalho os processos se tornam mais simples com a gestão destes recursos também em ambiente digital. Veja como podemos ajudar com o OKUP.

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Dr. José Cláudio Rangel Tavares é Médico do Trabalho, Perito Assistente da Justiça do Trabalho e Responsável Técnico nas empresas OKUP | Fortrab

 

 

José Cláudio Rangel Tavares

Médico graduado em 1992, fez residencia em Clínica Médica até 1994. Especialista em Medicina do Trabalho e Medicina de Trafego e atua como perito em causas trabalhistas. Fundou em 2008 uma Consultoria em Saúde Ocupacional onde trabalha como Médico do Trabalho Coordenador em empresas de vários segmentos (indústria, mineração, sondagem, eletrificação e terceirização de serviços). Trabalha na gestão e Serviços em Saúde e Segurança do Trabalho usando Tecnologia para atender as demandas do setor.

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