O eSocial é uma ferramenta digital do governo federal que permite registrar, de maneira unificada, informações sobre as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. O gestor de RH envia o conjunto de informações ao CAGED, RAIS, GFIP, CAT, MANAD por meio de uma única entrega.
A implementação do eSocial, porém, gera custos para a empresa, já que se trata de uma nova estrutura de organização e fiscalização trabalhista, responsável inclusive pelas tributações necessárias. Devido à abrangência das ações do eSocial, todas as áreas da empresa serão impactadas e não apenas o setor financeiro e o RH.
Para minimizar os impactos, será preciso revisar os custos dos produtos, a margem de lucro, os processos, os benefícios, entre outras coisas.
Confira abaixo 4 benefícios do eSocial que, a partir de julho de 2018, será obrigatório para todas as empresas!
1. A otimização da gestão é um dos principais benefícios do eSocial
Por se tratar de uma ferramenta digital, o eSocial torna a gestão mais fácil e mais prática. Evita a necessidade de muitos papéis na medida em que requer arquivos digitais ou digitalizados. Como todas as informações estarão centralizadas, sendo enviadas em uma única remessa, os processos tornam-se mais ágeis e menos burocráticos.
Com o backup de documentos e o armazenamento digital não será preciso guardar os documentos físicos. A legislação determina que os documentos devem ficar guardados por um período mínimo de 5 anos — trata-se de uma obrigação acessória que, se não cumprida, pode resultar em penalidades, principalmente multas. Dessa maneira, os custos com manutenção e armazenamento de arquivos se reduzem bastante.
Além disso, com o eSocial, a gestão fica mais integrada, já que existem outros processos que já são totalmente digitais, como os módulos do SPED.
2. A tomada de decisões fica bem mais fácil
Esse é outro dos benefícios do eSocial, decorrente da otimização da gestão. Com informações mais centralizadas, o gestor terá acesso facilitado aos pontos mais importantes e valiosos das questões trabalhistas e previdenciárias.
Poderá, assim, fazer uma análise bem direcionada e bem fundamentada em cima das informações disponíveis e tomar decisões em um tempo mais curto.
Com a virtualização dos processos de gestão, fica mais fácil a integração entre as informações oriundas de diferentes áreas para formar um panorama único (visão sistêmica) de toda a empresa e, assim, poder tomar decisões em tempo hábil e com maior grau de assertividade.
O gestor não precisará somente intuir, pois ele tem à sua disposição informações valiosas para embasar suas decisões.
3. A empresa melhora o relacionamento com o governo
O relacionamento com os órgãos fiscalizadores ganha em dinamismo e praticidade, estimulando o cumprimento de obrigações que antes eram consideradas desgastantes e muito complexas, facilitando a ocorrência de erros e omissões. Dessa forma, evita problemas fiscais e a incidência de penalidades pesadas.
A intenção do governo ao tornar virtual as obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis é justamente a de otimizar o relacionamento com as empresas: ao mesmo tempo em que torna as coisas mais práticas para o gestor também pode exercer uma fiscalização mais metódica.
4. A empresa melhora o relacionamento com os funcionários e a sociedade em geral
Os benefícios do eSocial envolvem também a melhoria no relacionamento com os empregados e com toda a sociedade.
Os funcionários certamente se sentirão mais protegidos atuando em uma empresa que utiliza o sistema e respeita seus direitos, o que contribui para aumentar a produtividade e reduzir o índice de rotatividade de empregados, bem como as possibilidades de se envolver em questões trabalhistas.
O eSocial permite que a empresa atue com mais transparência diante da sociedade e da justiça. E toda empresa que consegue manter um relacionamento satisfatório com a sociedade está obtendo um importante diferencial competitivo.
Agora que você conhece os benefícios do eSocial, confira 4 informações básicas que todo empregador deve saber sobre o sistema!
